Blog – Controle zonder kramp

Onder het motto ‘meten is weten’ monitoren veel organisaties voor hen relevante gegevens. Klanttevredenheid bijvoorbeeld, de financiële uitgaven, aantal declarabele uren van medewerkers, tijdsoverschrijdingen of ontwikkelingen in de markt. Monitoren doen we om managers of aandeelhouders inzicht te geven, of financiers te informeren. In bedrijfsleven wordt gemonitord maar misschien nog wel meer in het publieke domein.

Maatschappelijke organisaties kunnen erover meepraten. Overheden ook. Ter onderbouwing van de besteedde gelden, moeten heel wat cijfers opgehoest worden. Uiteraard om te verantwoorden en dat resulteert in rapportages op basis van een indrukwekkende hoeveelheid verzamelde gegevens zoals aantal bereikte mensen, aantal hits op de site ed. Heeft iemand wel eens gemonitord hoeveel tijd wij met ‘monitoren’ bezig zijn?

 

Feedbackloops in de natuur

De kerkuil maakt gebruik van zijn zintuigen (ogen, oren) om muizen in en onder de grasvegetatie te lokaliseren. Op basis van de locatiegegevens past hij zijn gedrag of jachttechniek aan. Loofbomen in gematigde streken monitoren voortdurend daglengte en temperatuur. Zo ‘weten’ ze of er gevaar voor uitdrogen dreigt. Dat gevaar neemt toe in de herfst en is het grootste in de winter, bij lagere temperaturen en de reactie van boom hierop is de bladeren in een vroeg stadium laten vallen. Zo’n korte cyclus van monitoren van relevante gegevens en het reageren hierop heet een feedbackloop. In de natuur zijn overweldigend veel voorbeelden van feedbackloops te vinden. Kenmerkend aan feedbackloops is dat zijn kort zijn en dat de loop gesloten is ofwel op een meting volgt een respons (actie).

 

Bijsturende monitoring

Een essentiële vraag bij monitoring is; ‘Wat is echt van belang om te weten?’ Wil je het aantal hits op de site weten of  wil je weten welk effect een campagne heeft? Wat is bepalend voor ons voortbestaan? Soms gaat het om een combinatie van gegevens. Voor een consultancy is inzage in klanttevredenheid een belangrijke zaak, echter als je dit afzet tegen omzetgegevens, heb je pas echt zicht op de impact van de organisatie. Monitoring van gegevens ten behoeve van de rapportages en beoordeling van projecten of acties is een goede stap. Je zou dit monitoring voor oordeelsvorming kunnen noemen. Maar dan? Benut je monitoring om je vervolgstappen (of interventies) te bepalen, dan krijgt dit veel meer betekenis. Dat pleit voor tussentijdse monitoring met bijsturing.

 

Remmende monitoring

Het valt mij persoonlijk op dat in veel grotere overheidsorganisaties veel tijd wordt besteedt aan verantwoording, controle en centrale sturing. Monitoring wordt hier ingezet om controle te houden. In elk managementlaag is een controle stap ingebouwd. Er is veel regeldruk intern en beperkt tijd voor monitoring van veranderingen in de buitenwereld. Mislukte projecten leidde tot nieuwe afspreken en meer regels intern. Er ontstaat een schijnwereld van grip en sturing en we hebben weinig zicht op de maatschappelijke impact van producten en projecten.

 

Controle zonder kramp

Er is een hele omslag nodig om monitoringsgegevens niet ten behoefte van controle maar voor het realiseren van impact te gebruiken. De natuur laat zien hoe het kan. Door middel van korte feedbackloops worden kleine veranderingen gemeten en direct daarop wordt bijgestuurd, controle van boven is er niet; de bladeren aan een boom hebben autonomie als het gaat om verkleuren in de herfst en het laten vallen van bladeren. En toch doen ze dat vrijwel gelijktijdig. En dat gebeurt straks ook weer als de bladeren uitlopen. Dankzij lokaal georganiseerde feedbackloops.